19.12.2018 admin

Зарегистрируйтесь на Google Drive Beta

Многие организации используют инструменты совместной работа на Google Drive: просмотр, комментирование, редактирование Документов, Таблиц и Презентаций. И им часто приходится предоставлять доступ к файлам для пользователей других компаний, например, партнерам, подрядчикам или клиентам, у которых может не быть Google аккаунта, что становится препятствием для совместной работы.

Сейчас Google запускает бета-тестирование идентификации не-Google пользователей по PIN-коду.  Это сделает возможным авторизированный доступ к файлу и совместную работу с теми пользователями, у которых нет Google или G Suite аккаунта. Пример того, как это работает:

Владелец файла может просмотреть детальную информацию о действиях в файле и отозвать доступ в любой момент. Администраторы G Suite могут управлять всеми внешними доступами и проводить аудит использования файлов.

Доступ по PIN-коду сейчас находится на стадии бета-тестирования. И если вы администратор G Suite, вы можете подать заявку на участие в тестировании.

У себя в компании мы полностью отказались от отправки писем с прикрепленными файлами. Вместо этого мы вставляем в письма ссылки на файлы, которые хранятся на Google Диске. Такой способ намного безопаснее отправки вложений, поскольку у нас остается полный контроль над доступом к файлам и в любой момент мы можем закрыть доступ. Единственный недостаток, который я для себя отмечала — необходимость предоставлять свободный доступ по ссылке, если у получателя нет аккаунта Google. С новым функционалом доступа по PIN-коду я теперь всегда буду уверена, что этот файл откроет именно тот, кому этот доступ предназначался, даже если у него нет G Suite. И уже подалась на участие в тестировании!