Google Календар – це доступний віртуальний інструмент, який дає можливість ефективно планувати час. Його використання дозволить суттєво підвищити продуктивність команди, а також не пропустити важливі події: ділові зустрічі, відеоконференції тощо. Простота налаштування та керування – це далеко не єдині переваги використання Google Календаря.
Як можна користуватись Google календарем з користю для бізнесу
В цьому розділі ми допоможемо вам розібратись, як використання Гугл календаря облегшить бізнес-процеси, адже абсолютно кожна компанія має свою специфіку управління.
Розгляньмо детальніше, які дає Google календар можливості для бізнесу:
- Планування завдань. Вибір даної функції дозволяє розбити щоденне робоче навантаження на зручні та зрозумілі завдання. Управління задачами дає можливість контролювати продуктивність – як власну, так і ваших підлеглих, додавати гостей для спільної участі у відеоконференціях тощо.
- Використання різних календарів для різних потреб. Це зручно для організації роботи на кількох проєктах або планування робочого та особистого часу, тренувань, свят тощо.
- Сповіщення запрошених через електронну пошту. Зручні сповіщення можна використовувати для інформування учасників зустрічі про необхідність ознайомитись з документацією, підготувати звіти тощо.
- Ведення бізнес-проєктів. Google Calendar дозволяє ефективно управляти одразу кількома бізнес-проєктами: слідкувати за кількістю та своєчасністю виконаних завдань, брати участь у відеоконференціях.
- Можливість «Запропонувати час». За допомогою функції користувачі легко узгодять свій розклад один з одним. Відеозустріч призначена в незручний час? Натисніть кнопку в меню зустрічі та запропонуйте учасникам інший часовий проміжок.
- Нагадування про зустріч. Ви можете обрати тип нагадування та час, за який вам потрібно нагадати про важливу зустріч, а також встановити геолокацію.
- Щоденні розклади. Ця функція дозволяє ефективно планувати робочий час протягом дня. Для перегляду достатньо клікнути на обрану дату.
- Розсилка щоденного розпорядку. Календар Google може автоматично надсилати вам розклад на день електронною поштою. Більше немає потреби пам’ятати всі важливі події – нагадування щодо робочої зустрічі або дедлайну по одному з проєктів в запланований час надійде вам на пошту.
- Формування посилання для відеоконференції. Створити посилання можна прямо в календарі, вам не потрібно використовувати інші програми або перемикатися між сервісами Google.
Це основний перелік можливостей та того, як Гугл календар допоможе в роботі на будь-якому проєкті.
Які переваги Google Календаря для бізнесу
Розглянувши, які дає Гугл календар можливості для бізнесу, хочемо окремо звернути вашу увагу на його переваги у порівнянні з паперовими планерами та іншими сервісами, що призначені для планування завдань.
Інтеграція з іншими інструментами
Ви можете використовувати Календар не лише як самостійний інструмент, адже Календар вже інтегрований з іншими сервісами Google: Gmail, Meet, Документи, Карти. Функції «Вкласти документ», «Додати місце» або «Додати відеоконференцію» доступні кожному користувачу в меню створення події. Додайте інших учасників і вони також зможуть переглядати всю доступну інформацію.
Безпечне зберігання даних
Сервіси Google мають високий рівень захисту, тож в роботі можна сміливо використовувати внутрішню документацію та персональні дані. Двоетапна авторизація, reCAPTCHA, захист від спамерських програм, блокування спаму, а також можливість зробити події з обмеженим доступом – це 100% гарантія від витоку або зламу.
Доступний для смартфона
Вивчаючи, які переваги Google Календаря для бізнесу ви отримаєте, варто також врахувати можливість доступу до усіх сервісів зі смартфона. Створення подій, участь у відеоконференціях, перегляд та редагування документів, отримання нагадувань та щоденного графіка – всі ці функції будуть доступні вам 24/7. Синхронізація зі смартфоном дозволить швидко отримати доступ до потрібних календарів – просто увійдіть на ньому в робочий акаунт.
Гнучкість налаштування
Зручний користувацький інтерфейс дозволить вам налаштувати швидкий доступ до сервісів, які ви використовуєте найчастіше. Обирайте тему оформлення та формат відображення, часовий пояс, заплановані та виконані завдання, швидко створюйте події та нагадування – це дозволяє суттєво заощадити час, а також завжди мати під рукою усі необхідні записи й контакти.
Підвищення продуктивності
Приймаючи рішення, чи варто інтегрувати Google Календар в бізнес-процеси, рекомендуємо врахувати те, що сервіс можна використовувати з інструментами, якими, швидше за все, вже користується ваш бізнес. Процес інтеграції займе мінімум часу, при цьому ви зможете контролювати кількість та процес виконання завдань, а також ефективно планувати робочий час команди, уникаючи простоїв або овертаймів. При цьому кожен співробітник зможе вчасно скомунікувати з керівником та іншими учасниками для коригувань.
Додаткові можливості в Google Calendar
Додаткові можливості сервісу дозволять якнайкраще оптимізувати Google Календар до особливостей саме вашого бізнесу:
- Можливість роздрукувати календар – клікніть правою кнопкою миші на обраний календар та натисніть «Друк».
- Формування розкладу – поряд з іконкою налаштувань (шестерня) оберіть тип відображення «Розклад» і ви побачите повний список завдань та подій.
- Використання шаблонів – для зручності та економії часу використовуйте вже готові шаблони з доступного переліку.
- Пошук за допомогою голосу – використовуйте звичний голосовий пошук для створення нагадувань, пошуку завдань тощо.
- Спільна робота з гаджетами – календар та інші сервіси можна використовувати одразу на ПК, планшеті, смартфоні та інших гаджетах. Достатньо лише авторизуватись.
Всі доступні налаштування ви зможете побачити при натисканні шестерні у верхній частині календаря (іконка шестерні).
Сподіваємось, ми дали вичерпну відповідь, на питання, чому варто скористатися Google Календарем. Витративши невелику кількість часу на вивчення можливостей інструменту ви зможете зробити бізнес-процеси зрозумілішими, а також раціоналізувати використання робочого часу усієї команди. Це саме той вклад у розвиток компанії, який принесе позитивні результати вже найближчим часом, тож рекомендуємо планувати свій час саме за допомогою Гугл Календар.
Повернутись