Еще в 2019 году Google запустил бета-тестирование функционала согласования в Документах Google, Таблицах и Слайдах. С 15 ноября 2021 г. эта возможность стала доступна большему количеству пользователей.
Новая функция упрощает процесс утверждения документов и позволяет отслеживать, кто их одобрил. А также при внесении правок в согласованный документ все проверяющие будут уведомлены для повторного утверждения последней версии документа. Кроме того, после одобрения всеми согласователями файл блокируется и не подлежит редактированию, что обеспечивает целостность документа.
Как это работает
После отправки документа на утверждение ревьюеры получают уведомления со ссылкой на документ по электронной почте, в браузере или в чате Google (в зависимости от того, что выбрано в веб-настройках Google Диска для получения уведомлений).
Если установлен срок исполнения, ревьюеры будут получать напоминания по электронной почте о необходимости одобрения или нарушении срока. Вы также сможете запретить любому пользователю редактировать содержимое документа или оставлять комментарии и предложения, выбрав блокировку документа.
Примечание: По умолчанию документы остаются незаблокированными до тех пор, пока они не будут полностью одобрены.
Если вы запрашиваете одобрение у нескольких человек, документ будет считаться утвержденным, когда все согласователи одобрят файл. Если в процессе утверждения в документ были внесены изменения, всем проверяющим необходимо будет повторно одобрить последнюю версию файла. Запрос на утверждение документа отклоняется для всех согласователей, если хоть один из них не “принял” файл.
Как только все проверяющие одобрят документ, файл будет заблокирован. Заблокированные файлы нельзя редактировать до тех пор, пока они не будут разблокированы или одобрены. Разблокирование файла отменяет текущий запрос на утверждение.
Администраторы: Эта функция будет включена по умолчанию и может быть отключена на уровне домена или управляться по группам/OU. Посетите Справочный центр, чтобы узнать больше об управлении утверждениями.
Конечные пользователи: Пользователи могут управлять уведомлениями Approvals в настройках Диска. Посетите Справочный центр, чтобы узнать больше о получении одобрений на файлы в Google Диске.
Доступность
Доступно для Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus и Nonprofits, а также G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education и G Suite for Nonprofits.
Недоступно для пользователей Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline и G Suite Basic.
Недоступно для пользователей с личными аккаунтами Google.
Ресурсы
Справка администратора Google Workspace: Управление утверждениями
Справка Google: Получение разрешений на файлы в Google Диске
Повернутись